Informacja o przetwarzaniu przez CCC S.A. danych osobowych dotyczących osób dokonujących zgłoszenia nieprawidłowości

1. Administrator danych osobowych oraz IOD

Administratorem Twoich danych osobowych jest CCC S.A. z siedzibą w Polkowicach, przy
ul. Strefowej 6, 59-101 Polkowice. Z wyznaczonym przez Spółkę Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych listownie lub poprzez adres e-mail: [email protected].

2. Zakres, cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu rejestracji i rozpoznania dokonanego przez Ciebie zgłoszenia naruszenia, ew. kontaktu z Tobą w związku ze Zgłoszeniem, a także - jeśli zaistnieją do tego podstawy - w celu przeciwdziałania (zapobiegania) naruszeniu, którego dotyczy Zgłoszenie. Przetwarzane dane obejmować będą dane, które zamieścisz w Zgłoszeniu lub przekażesz  na etapie jego rozpoznania. Mogą to być również dane ustalone przez CCC w ramach działań związanych ze Zgłoszeniem, w tym ew. dane otrzymane od osób trzecich (np. dane przekazane przez ustalonych świadków lub inne osoby). Przetwarzane przez nas dane mogą obejmować np. Twoje dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko), dane kontaktowe (adres korespondencyjny, adres e-mail), nazwę zatrudniającego podmiotu, stanowisko, okoliczności naruszenia, a także metadane dotyczące komunikacji (np. data kontaktu) i jej treść. Podstawą przetwarzania Twoich danych w ww. celach jest prawnie uzasadniony interes CCC, w szczególności dbanie o bezpieczeństwo prawne i finansowe Spółki CCC S.A. oraz Grupy Kapitałowej CCC, dbanie o prawidłowe relacje w Spółce, a także relacje z kontrahentami i dostawcami, zapobieganie i przeciwdziałanie nadużyciom oraz dążenie do zapewnienia komfortowych warunków pracy i świadczenia usług (art. 6 ust 1 lit. f) RODO).Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu rejestracji i rozpoznania dokonanego przez Ciebie zgłoszenia naruszenia, ew. kontaktu z Tobą w związku ze Zgłoszeniem, a także - jeśli zaistnieją do tego podstawy - w celu przeciwdziałania (zapobiegania) naruszeniu, którego dotyczy Zgłoszenie. Przetwarzane dane obejmować będą dane, które zamieścisz w Zgłoszeniu lub przekażesz  na etapie jego rozpoznania. Mogą to być również dane ustalone przez CCC w ramach działań związanych ze Zgłoszeniem, w tym ew. dane otrzymane od osób trzecich (np. dane przekazane przez ustalonych świadków lub inne osoby). Przetwarzane przez nas dane mogą obejmować np. Twoje dane indentyfikacyjne (np. imię i nazwisko), dane kontaktowe (adres korespondencyjny, adres e-mail), nazwę zatrudniającego podmiotu, stanowisko, okoliczności naruszenia, a także metadane dotyczące komunikacji (np. data kontaktu) i jej treść. Podstawą przetwarzania Twoich danych w ww. celach jest prawnie uzasadniony interes CCC, w szczególności dbanie o bezpieczeństwo prawne i finansowe Spółki CCC S.A. oraz Grupy Kapitałowej CCC, dbanie o prawidłowe relacje w Spółce, a także relacje z kontrahentami i dostawcami, zapobieganie i przeciwdziałanie nadużyciom oraz dążenie do zapewnienia komfortowych warunków pracy i świadczenia usług (art. 6 ust 1 lit. f) RODO).

W przypadku, gdy przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na CCC, np. obowiązku zawiadomienia określonych organów lub jeśli Zgłoszenie będzie dotyczyło zachowań mobbingowych lub dyskryminacji, którym to zachowaniom mamy obowiązek zapobiegać (co wynika w szczególności z przepisów kodeksu pracy) - Twoje dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. C RODO), w tym wewnątrzzakładowych przepisów prawa takich jak Regulamin Pracy. Z kolei, gdy cele przetwarzania wynikają z prawnie uzasadnionych interesów CCC, takich jak konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, prowadzenia analiz oraz statystyk naruszeń – podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

W przypadku szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. dane osobowe „wrażliwe”) podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit f) RODO (niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). W przypadku, gdy przetwarzanie tych danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na CCC w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej – podstawę prawną stanowi art. 9 ust. 2 lit. b) RODO.

3. Źródło danych

Dane, jakie Spółka otrzymała w trakcie zgłoszenia nieprawidłowości, mogą być uzupełnione o dodatkowe okoliczności również przez inne osoby uczestniczące w procesie związanym z dokonaniem i obsługą Zgłoszenia. Przesyłając zgłoszenie, zachowana zostaje pełna anonimowość, chyba że dane osobowe zostaną podane dobrowolnie. Nie ma obowiązku podawania jakichkolwiek danych osobowych. Spółka gwarantuje poufność podczas całego procesu.

4. Okres przechowywania danych osobowych

Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w szczególności przez okres konieczny do zarejestrowania i obsługi Zgłoszenia oraz przez czas konieczny dla udokumentowania wykonanych czynności (w tym na potrzeby ew. konieczności udostępnienia dokumentacji stosownym organom), ale nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania podjęte na skutek dokonania Zgłoszenia.

Jeśli na skutek Zgłoszenia lub w związku z ustaleniami dokonanymi w toku rozpatrywania Zgłoszenia, wszczęte zostanie postępowanie sądowe lub zidentyfikowane zostaną określone roszczenia/obowiązki CCC albo jeśli CCC stwierdzi konieczność podjęcia działań naprawczych (przykładowo wdrożenia zmian dot. obowiązujących procedur) – dane będą przetwarzane dalej w niezbędnym zakresie – (odpowiednio) do czasu zakończenia tych postępowań sądowych i ich rozliczenia, przedawnienia roszczeń lub zakończenia wdrażania działań naprawczych

5. Odbiorcy danych osobowych

Do Twoich danych osobowych dostęp uzyskują wyłącznie:

- nasi odpowiednio upoważnieni pracownicy lub współpracownicy, którzy są zobowiązani do ich zachowania w tajemnicy oraz niewykorzystywania w celach innych niż te, dla których uzyskaliśmy Twoje dane;

- podmioty, z którymi współpracujemy w naszej bieżącej działalności, takie jak dostawcy usług teleinformatycznych / IT, dostawcy usług prawnych, finansowych, księgowych i doradczych, operatorzy pocztowi / kurierzy, nasi podwykonawcy;

- inne spółki z Grupy Kapitałowej CCC – jeśli Zgłoszenie lub okoliczności ujawnione w toku jego rozpatrywania związane są z prowadzoną przez daną spółkę działalnością.

Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom uprawnionym z mocy przepisów prawa (np. organom władzy publicznej oraz ochrony prawnej: urzędom, sądom, Prokuraturze lub Policji). W takim wypadku informacje są udzielane wyłącznie, jeśli istnieje ku temu właściwa podstawa prawna.

6. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przypominamy, że RODO przyznaje Ci w określonych sytuacjach prawo do:

- dostępu do Twoich danych; sprostowania Twoich danych; żądania usunięcia danych; żądania ograniczenie przetwarzania;

- wniesienia sprzeciwu; w określonych sytuacjach przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych, np. z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją możesz sprzeciwić się operacjom, które wykonujemy, gdy opieramy nasze przetwarzanie na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Gdy pomimo wniesienia przez Ciebie sprzeciwu dojdziemy do wniosku, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, będziemy nadal przetwarzać Twoje dane objęte sprzeciwem w niezbędnym zakresie.

- wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi dostępny jest pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/83/155. Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami lub z naszym inspektorem ochrony danych.